Politique de Confidentialité & Protection des Données Personnelles

1. Engagement Général de Confidentialité

La protection des données à caractère personnel et le respect scrupuleux de la vie privée des justiciables et des avocats sont au cœur des engagements de LegalSphere 360 AI™. La présente Politique de Confidentialité explicite la nature des données traitées, les fondements légaux de ces traitements, leur durée de conservation et les droits reconnus aux personnes concernées.

Cette politique est rédigée en conformité avec les réglementations africaines sur la protection des données personnelles (notamment la législation de la RDC relative aux télécommunications et transactions électroniques, les lois des pays membres de l'OHADA et de la CEDEAO/UEMOA) ainsi qu'avec les standards internationaux de sécurité.

2. Qualité des Parties au Sens de la Protection des Données

• L'Éditeur LegalSphere : Agit en qualité de Sous-Traitant Technique (Data Processor) pour l'hébergement, la sauvegarde et le traitement applicatif des dossiers juridiques.
• Le Cabinet d'Avocats : Agit en qualité de Responsable de Traitement (Data Controller) pour toutes les données de ses clients justiciables, parties adverses et témoins qu'il enregistre dans son espace de travail dans l'exercice de son mandat judiciaire.

3. Catégories de Données Collectées & Traitées

Dans le cadre de l'exploitation de la plateforme, les données suivantes sont susceptibles d'être traitées :

• Données d'Identification du Cabinet : Nom, prénom des avocats et juristes, numéro d'inscription à l'Ordre/Barreau, adresse professionnelle, téléphone, adresse email et coordonnées bancaires/Mobile Money de facturation.
• Données des Dossiers & Justiciables : Noms, prénoms ou raison sociale des clients, adresses, numéros de téléphone pour les notifications WhatsApp, pièces de procédure (conclusions, contrats, assignations, jugements).
• Données de Connexion & Sécurité : Horodatage de connexion, adresses IP publiques, identifiants de session chiffrés et journaux d'audit technique.
• Données de Signature Électronique : Tracé vectoriel de la signature tactile, empreinte cryptographique SHA-256 et métadonnées d'horodatage.

4. Finalités Exclusives des Traitements

Aucune donnée n'est traitée sans finalité légitime, proportionnée et strictement liée à l'exercice du droit :

1. La gestion opérationnelle des dossiers contentieux et des missions de conseil juridique.
2. L'envoi des notifications d'audiences et alertes procédurales par WhatsApp, email ou SMS.
3. L'émission des notes d'honoraires et l'encaissement via Mobile Money (SASPay) ou carte bancaire.
4. L'exécution sécurisée et l'archivage probatoire des signatures électroniques.
5. La recherche jurisprudentielle assistée par IA (RAG) au bénéfice exclusif du cabinet utilisateur.

5. Durée de Conservation des Données

Les données des dossiers sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle d'abonnement.

Après la clôture d'un dossier par le cabinet ou la fin de l'abonnement SaaS, les données sont conservées en archive sécurisée pendant la durée légale de prescription applicable à la responsabilité civile professionnelle des avocats (généralement 5 à 10 ans selon les législations nationales), avant purge définitive ou restitution au cabinet.

6. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la réglementation, toute personne physique dont les données sont traitées bénéficie des droits suivants :

• Droit d'accès et d'information : Droit d'obtenir confirmation que des données la concernant sont traitées.
• Droit de rectification : Droit d'exiger la mise à jour immédiate d'informations inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« Droit à l'oubli ») : Applicable sous réserve des obligations déontologiques d'archivage des actes judiciaires.
• Droit à la portabilité : Droit de recevoir ses données dans un format structuré et couramment utilisé (CSV, JSON, PDF).
• Droit d'opposition : Possibilité de s'opposer à la réception de notifications non obligatoires.

7. Mesures Techniques & Organisationnelles de Sécurité

LegalSphere 360 AI™ applique les plus hauts standards de l'industrie pour prévenir toute altération ou fuite :

• Chiffrement systématique AES-256 de tous les disques de données au repos.
• Tunnels chiffrés TLS 1.3 avec Perfect Forward Secrecy.
• Accès restreint au personnel habilité sous clause de stricte confidentialité déontologique.
• Surveillance continue 24/7 contre les attaques par déni de service (DDoS) et injections SQL.

8. Contact & Délégué à la Protection des Données (DPO)

Pour toute question relative à l'exercice de vos droits ou pour signaler un incident potentiel, vous pouvez contacter directement notre équipe de conformité :

• Email Dédié DPO : dpo@legalsphere360.com
• Courrier Postal : LegalSphere 360 AI™ — Direction Juridique & Conformité, Boulevard du 30 Juin, Gombe, Kinshasa, RDC.